Madde 1 - Konu :
Bu Yönetmelik, Yollar Türk Milli Komitesi'nin (YTMK), görevlerini daha etkin ve verimli bir şekilde yerine getirebilmesine katkı sağlamak amacıyla, kendi kuruluş amaçlarına yönelik olarak, çeşitli konularda çalışmalar yapmak üzere kuracağı, geçici veya sürekli faaliyet gösterecek olan, "Çalışma Grupları" hakkındaki temel ilkeleri kapsar.
Madde 2 - Amaç :
Yollar Türk Milli Komitesi Yönetim Kurulu, Komite'nin kuruluş amaçlarında belirtilen görevlerle ilgili olarak, özel inceleme ve araştırma gerektiren konularda çalışma yapmak ve böylece Komite'nin görevlerini daha etkin ve verimli bir şekilde yerine getirmesine katkı sağlamak amacıyla "Çalışma Grubu" veya "Çalışma Grupları" oluşturabilir. (YTMK Yönetmelik Madde : 7-ı)
Madde 3 - Çalışma Grubu oluşturma :
Hangi konuda bir Çalışma Grubu oluşturulacağı, gerekçesiyle birlikte YTMK Yönetim Kurulu tarafından kararlaştırılır. Çalışma Grubu oluşturma önerisi YTMK üyelerinden gelebileceği gibi, YTMK dışında olan kişi veya kurumlardan da gelebilir.
Madde 4 - Çalışma Grubu teşkili ve oluşturulması :
Her Çalışma Grubu aşağıda belirtildiği gibidir :
Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi (YTMK Yönetim Kurulu Üyesi)
Çalışma Grubu Konu Yöneticisi
Çalışma Grubu Konu Yöneticisi Yardımcısı (gerekirse)
Çalışma Grubu Konu Raportörü (2 Kişi)
Çalışma Grubu Üyelerinden (ihtiyaç duyulan kişi adedi kadar) oluşur.
Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi :
Çalışma Grubu alanına göre, uzmanlık alanı ve çalışma faaliyetleri de dikkate alınarak Yönetim Kurulu Üyeleri arasından Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
Seçilen Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi Yönetim Kurulu tarafından belirlenen konu(lar) için bir(er) Aday Çalışma Grubu kurar. Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi, Aday Çalışma Grubunu kurarken, üyelerinin tercihen YTMK üyesi ve konunun uzmanlarından olmasına özen gösterir. Ancak uygun ve zorunlu hallerde YTMK üyesi olmayanlar da konularındaki uzmanlık durumlarına göre Aday Çalışma Grubu'nda görev almaya davet edilebilir. Yurt dışından uzman davet edilmesi istenildiğinde, Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilerek karara bağlanır. Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi, Yönetsel Başkan olarak Aday Çalışma Grubu'nun ilk toplantısını yapmakla ve Aday Çalışma Grubu'nun teşkil edilmiş hali ve seçilen konu(ların) taslak programlarını Yönetim Kurulu'na sunmakla görevlidir.
Çalışma Grubu Konu Yöneticisi ve Yardımcısı :
Çalışma Grubu YTMK Temsilcisinin teklifi ile ya da Aday Çalışma Grubu'nun kendi seçimiyle belirlenir; Yönetim Kurulu tarafınca uygun görülmesi halinde onaylanır. Çalışma Grubu Konu Yöneticisi tercihen YTMK üyesi ve konunun uzmanlarından seçilir. Gerekli görüldüğü durumlarda, Çalışma Grubu Konu Yöneticisi Yardımcısı, Çalışma Grubu üyeleri arasından seçilir; Konu Yöneticisi'nin mazeretli olarak bulunamadığı durumlarda Konu Yöneticisi'ni temsil eder.
Çalışma Grubu Konu Raportörleri :
Çalışma Grubu üyeleri arasından seçilir. Konu raportörleri, yapılan toplantı ve aktivitelerde çalışmalarla ilgili detayları Toplantı Tutanağı olarak kayıt altına almakla ve Çalışma Grubu Konu Yöneticisi ve YTMK Genel Sekreterliğine göndermekle yükümlüdür.
Çalışma Grubu Üyeleri :
Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Çalışma Grubu Üyeleri, YTMK Genel Sekreterliği'nce Çalışma Grubu'na resmi yazıyla davet edilir.
Madde 5 - Göreve başlama :
Aday Çalışma Grubu; ilk toplantısını Çalışma Grubu YTMK Temsilcisinin Yönetsel Başkanlığında yapar. Bu ilk toplantı Çalışma Grubu YTMK Temsilcisinin atanmasından sonraki ilk 3 ay içinde yapılması zorunludur. Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi, ilk toplantısı yapılamayan Aday Çalışma Grubu'nu gerekçeleriyle birlikte Yönetim Kurulu'na rapor eder; bu Çalışma Grubu Yönetim Kurulu'nun uygun göreceği şekilde tekrar biçimlendirilir.
İlk toplantısını yapan Aday Çalışma Grubu, Çalışma Grubu ana konu başlığı altında o dönem içinde yapılacak çalışmaları belirler; ana konu başlığı altında birden fazla çalışma konusu belirlenmesi durumunda her konu için en az üç Çalışma Grubu üyesinden oluşacak bir konu grubu kurulur.
İlk toplantı sonunda, Aday Çalışma Grubu, seçilen konu(lar) için,
- Konunun amacı ve kapsamı tanımlanır.
- Çalışmalarda hangi yöntemin izleneceği, kısa ve uzun vadede ele alınacak noktaları ve bir yıl içinde yapılacak etkinlikleri gösteren taslak bir program hazırlanır
- Konu Yöneticisi, gerekiyorsa Yardımcısı, raportörler ve üyeler belirlenir.
Aday Çalışma Grubu, teşkil yapısı ve taslak programı ile Çalışma Grubu YTMK Temsilci tarafından, Yönetim Kurulu'na sunulur; Yönetim Kurulu onay ve önerileri doğrultusunda yapılacak düzenlemelerle asil duruma geçer; YTMK Genel Sekreterliği tarafından gönderilen bir yazı ile göreve başlar.
Madde 6 - Çalışma yöntemi :
Çalışma Grubu Konu Yöneticisi;
- Yapılacak çalışmalarla ilgili hazırladığı programı,
- Uygun aralıklarla çalışmalarda gelişmeleri, toplantılarda alınan kararları (toplantı tarihinden sonra 10 gün içerisinde),
- Çalışma grubunda yer almasını istedikleri konuyla ilgili uzman kişi ve kişilerin görevlendirilmeleri ve benzer konularda ki talepleri,
YTMK Genel Sekreterliğine yazılı olarak bildirir.
Ayrıca;
- Çalışma Grubu, YTMK Temsilcinin daveti üzerine, 3 ayda bir çalışmalar ve gelişmelerle ilgili olarak, Yönetim Kurulu'na yapacağı sunum ile bilgi verir, 6 ayda bir de YTMK Genel Sekreterliğini yazılı olarak bilgilendirir.
Çalışma Grubu YTMK Temsilcisi, gerekli gördüğü hal ve durumlarda Çalışma Grubu toplantılarına gözlemci olarak katılabilir.
YTMK Genel Sekreterliği Çalışma Grubu'na idari konularda gerekli yardım ve desteği sağlar. Çalışma Grubu üyelerine ücret ödenmez. Ancak özel durumlarda Çalışma Grubu faaliyetleri ile ilgili bazı harcamaların ödenip ödenmemesi söz konusu olursa konu YTMK Yönetim Kurulu tarafından ayrıca karara bağlanır.
Madde 7 - Çalışma Grubu Raporu :
Çalışma Grubu, kendisine verilen süre içinde çalışmasını yapar, konusunun özelliğine göre uygun içerikte bir rapor hazırlar ve bunu bir yazı ile YTMK Genel Sekreterliği'ne iletir.
YTMK Genel Sekreterliği de konuyu ilk YTMK Yönetim Kurulu toplantısı gündemine alarak, Çalışma Grubu'nun işlevinin değerlendirilmesini başlatır. YTMK Yönetim Kurulu Çalışma Grubu Başkanını konunun görüşüleceği oturuma çalışma hakkında bilgi almak üzere davet edebilir. YTMK Yönetim Kurulu, daha sonra, Çalışma Grubu Raporu ile ilgili nihai kararını verir.
Madde 8 - Raporların ve hazırlık dokümanlarının yayımı :
Çalışma Grubu veya Grupları tarafından hazırlanan Raporlar'ın yayım, dağıtım ve kullanım hak sahibi YTMK'dır. YTMK'nın izni olmadan çoğaltılamaz ve alıntı yapıldığında kaynak olarak gösterilmesi zorunludur. Bu raporlar ve onlarla ilgili hazırlık çalışmalarını içeren dokümanlar, Grup çalışması sonuçlanıp YTMK Genel Sekreterliği'ne sunulmadan önce de, hiçbir yerde ve yazılı-sözlü hiçbir biçimde yayımlanamaz.
Raporlarda ve ilgili hazırlık çalışma dokümanlarında belirtilen görüşler yalnızca dokümanlarda imzası bulunan kişilerin görüşleri olarak değerlendirilmelidir.
Madde 9 - Çalışma Grubu çalışmalarının sona ermesi :
Çalışma Grubu veya Grupları, yukarıdaki ilgili maddeler uyarınca çalışmalarını tamamladıklarında, durum YTMK Genel Sekreterliği tarafından YTMK Yönetim Kurulu'na bir yazı ile sunulur ve YTMK Yönetim Kurulu konuyu değerlendirerek uygun bulursa, Çalışma Grubu veya Gruplarının sona erdirilmesine karar verir. Bu karar YTMK Genel Sekreterliği tarafından ilgililere iletilir. Ayrıca, YTMK Yönetim Kurulu, gerek gördüğünde, çalışmaların sonuçlanmasını beklemeksizin, herhangi bir Çalışma Grubu veya Gruplarının çalışmalarının sona erdirilmesine karar verebilir.
